Verantwoodelijkheid ten opzichte van opdrachtgevers

Home / Logisch / Bedrijfscode

Vertrouwen
Voor Firm in Enterprise™ is het essentieel dat opdrachtgevers vertrouwen stellen en kunnen blijven stellen in de onderneming. Daarom zal Firm in Enterprise™ zich houden aan algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden en aan lokale wetten en regels, in het bijzonder bij de verwerving en bij de uitvoering van opdrachten.

Eerlijke concurrentie
De directie en medewerkers dienen zich te onthouden van:
-Gedragingen die strijdig zijn met het Europese en Nederlandse mededingingsrecht;
-Onethische handelingen jegens cliënten, tussenpersonen en concurrenten, evenals overige derden;
-Strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten.

Zakelijke verhoudingen
Het verwerven en uitvoeren van opdrachten dient te geschieden binnen een zakelijke verhouding. Het is dan ook niet toegestaan buiten proportionele geschenken te geven of te accepteren dan wel gratis diensten of producten te leveren aan of te accepteren van (potentiële) opdrachtgevers, relaties van (potentiële) opdrachtgevers of derden met wie zakelijke relaties worden onderhouden. Kleine attenties zijn uitsluitend toegestaan als blijk van waardering en voor zover deze de ontvanger tot niets verplichten. Geschenken die kunnen worden omgezet in geld of daarmee gelijk te stellen, zijn altijd onaanvaardbaar. Betalingen die Firm in Enterprise™ in verlegenheid kunnen brengen, zijn niet toegestaan. Niet alleen de hoogte, maar ook de aard van de betaling is daarbij van belang. Geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 25,- moeten in elke geval worden besproken met de directie, bij geschenken met een tegenwaarde van meer dan 
€ 150,- overlegt de directie met een onafhankelijke derde.
Wanneer een leidinggevende of medewerker door een geschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij of zij dit aan de directeur, die vervolgens bepaalt hoe dient te worden gehandeld. Het in de hoedanigheid van medewerker van Firm in Enterprise™ versturen of aanvaarden van uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten behoeft de toestemming van de directie, die daartoe, wanneer zij dit nodig acht, advies inwint van een onafhankelijke derde.

Administratie en factuurverwerking
Transacties met opdrachtgevers dienen schriftelijk te worden vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures. De administratie van elk project dient volledig, juist en inzichtelijk te zijn. Facturen dienen volgens wettelijke regels en zakelijke gebruiken te worden opgesteld. Contante betalingen of een contant te maken betaling mogen nimmer worden geaccepteerd, tenzij de betaling geschiedt overeenkomstig algemeen aanvaarde controleprocedures.

VERANTWOORDELIJKHEID TEN OPZICHTE VAN ZAKENPARTNERS

Vertrouwen
Firm in Enterprise™ verwacht van leveranciers, onderaannemers en dienstverleners dat zij het vertrouwen dat Firm in Enterprise™ in hen heeft, niet schenden. Afspraken dienen stipt te worden nagekomen. Bedoelde zakenpartners mogen hetzelfde van Firm in Enterprise™ verwachten.

Eerlijke concurrentie
In het zakendoen met zakenpartners worden objectieve en zakelijke afwegingen gemaakt bij opdrachtverlening en samenwerking. Het verkrijgen van informatie over concurrenten, leveranciers, onderaannemers geschiedt uitsluitend op een wettige manier. Firm in Enterprise™ zal geen gebruik maken van leveranciers, onderaannemers of wie dan ook om wetten en regels te overtreden of te omzeilen, dan wel te handelen in strijd met hetgeen in het maatschappelijk verkeer als algemeen geaccepteerd wordt beschouwd.
Medewerkers dienen zich te onthouden van iedere strafbare gedraging in het verkeer met zakenpartners.

Veiligheid, gezondheid en milieu
Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van werken moeten ook de zakenpartners van Firm in Enterprise™ alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu naleven. Firm in Enterprise™ zal op naleving door zakenpartners van die voorschriften en regels toezien en hen zonodig wijzen op het bestaan van die voorschriften en regels, alsmede op het feit dat deze dienen te worden nageleefd. Firm in Enterprise™ streeft er naar het milieu zo min mogelijk, doch in elk geval niet onnodig, te belasten.

VERANTWOORDELIJKHEID TEN OPZICHTE VAN ELKAAR EN DE MAATSCHAPPELIJKE OMGEVING
Maatschappelijke normen en waarden
Iedere medewerker heeft eigen ambities, normen en waarden. Ook binnen Firm in Enterprise™ gelden ambities, normen en waarden. Meer specifiek zijn dat: integriteit, openheid, ondernemerschap, klantgerichtheid, vakmanschap, resultaatgerichtheid, samenwerking, flexibiliteit en oplossingsgerichtheid. Voor alle individuele en binnen het bedrijf geldende ambities, normen en waarden geldt dat deze dienen te passen binnen algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden.
In alle situaties zijn medewerkers van Firm in Enterprise™ verplicht zich te houden aan deze algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden. Medewerkers dienen zich te onthouden van iedere strafbare gedraging jegens elkaar en jegens derden.

Rechtvaardigheid
Medewerkers worden beoordeeld op hun prestaties en hun bewezen kwaliteit. Discriminatie op grond van ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, leeftijd, geslacht, handicap, seksuele voorkeur of anderszins wijst Firm in Enterprise™ uitdrukkelijk af. Fysieke, mondelinge of seksuele intimidatie wordt niet getolereerd. Medewerkers wordt geadviseerd bij klachten een vertrouwensarts en/of de directie in te schakelen. Indien dergelijke zaken worden opgemerkt bij derden verplicht de medewerker hiervan de betreffende directie in te lichten. Deze meldingsplicht hebben alle medewerkers van Firm in Enterprise™ ook als het gaat om (het constateren van) overtredingen volgens de wet en/of de redelijkheid en billijkheid van de samenleving, bij blijk van sabotage of bij grote mate van disfunctioneren van een van de medewerkers van de cliënt.
Veiligheid, gezondheid en milieu
Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van projecten dienen alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu te worden nageleefd. Het onjuist toepassen daarvan is niet geoorloofd. Firm in Enterprise™ zal zorgen voor een goede en veilige werkomgeving en inrichting van de werkplek, onder meer door te voldoen aan alle wettelijke vereisten. Iedere medewerker draagt hieraan bij door alle regels die gelden voor veilig en gezond werken ook daadwerkelijk na te leven. Onveilige werksituaties dienen direct te worden opgeheven en te worden gerapporteerd aan de direct leidinggevende. Firm in Enterprise™ wil bijdragen aan een verantwoorde ontwikkeling van de gebouwde omgeving. Een goed milieuzorgbeleid is in de dagelijkse bedrijfsvoering geïntegreerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij geen handelingen verrichten die strijdig zijn met deze doelstelling.

(Neven)functies
Politieke aspiraties van, of het vervullen van al dan niet openbare (neven)functies door medewerkers mogen niet in strijd zijn met de wet. Zo nodig moet kenbaar worden gemaakt dat niet namens Firm in Enterprise™ meningen worden verkondigd en standpunten worden ingenomen. Het is niet geoorloofd naar derden uitingen te doen die de economische en (im)materiële ondernemingsbelangen van Firm in Enterprise™ kunnen schaden. Medewerkers mogen geen betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten verrichten waarvan uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van Firm in Enterprise™. Bij twijfel dient met de directie te worden overlegd.

Geheimhouding
Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Bij twijfel dient met een onafhankelijke derde te worden overlegd.
De verplichting tot geheimhouding van vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. De directie kan schriftelijk ontheffing van de geheimhouding verlenen.

Gegevensbescherming (AVG)
Firm in Enterprise werkt alleen met (persoons)gegevens die verstrekt zijn door de opdrachtgever zelf en nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. NAW-gegevens van klanten en relaties worden alleen gebruikt en bewaard als deze actief zijn verschaft. Indien er een verzoek komt om de gegevens in te zien of te wissen wordt hier gehoor aan gegeven. Gegevens worden niet gedeeld zonder explicite toestemming van de betrokkenen, behoudens aan interne collega’s indien die voor de uitvoering van het werk noodzakelijk is. Er worden geen andere partijen toegelaten op de systemen waar de (persoons) gegevens worden bewaard. De systemen zijn voorzien van een wachtwoordbeveiliging. Documenten worden uitsluitend digitaal bewaard, tenzij voor het voor de uitvoering van werkzaamheden nodig is. Uitgeprinte gegevens worden uitsluitend op kantoor bewaard of vernietigd. De directeur van Firm in Enterprise blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de bescherming van (persoons)gegevens en is tevens het aanspreekpunt.
Gegevens die vershaft worden door derden voor andere (neven)functies die worden uitgevoerd door medewerkers van Firm in Enterprise, worden op dezelfde wijze beschermd en bewaard. Ook hier worden alleen de (persoons)gegevens bewaard die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
Firm in Enterprise zelf deelt geen (persoons)informatie op netwerken, systemen of in de cloud anders dan een beveiligde en versleutelde (betaalde) backupdienst en/of een fysieke backup op een bakcup-harddisk.

Boekhouding
Er mogen geen boekingen worden verricht of facturen worden opgemaakt die de ware aard van een transactie verdoezelen. De boekhouding moet overeenstemmen met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens principes en geldende richtlijnen van Firm in Enterprise™. Declaraties dienen altijd onderbouwd te zijn en te kunnen worden gerechtvaardigd.

Bedrijfseigendommen
De bedrijfsactiviteiten vereisen inzet van onder meer informatie, machines, apparatuur, gereedschappen, voorraden en inventaris. Deze middelen mogen uitsluitend worden gebruikt om zaken te doen voor Firm in Enterprise™; elk ander gebruik is niet toegestaan. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie, zoals  gedetailleerde verkoop- en winstcijfers, marketingplannen, bestekken en dergelijke. Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat dit soort informatie goed en veilig wordt bewaard en dat daarmee zorgvuldig wordt omgegaan.

Belangentegenstellingen
Het werk bij Firm in Enterprise™ wordt verricht op basis van zakelijke afwegingen en beslissingen. Persoonlijke belangen spelen geen rol. Concurreren of zakendoen met bedrijven waarin familieleden of vrienden van medewerkers belangen hebben, kan belangentegenstellingen veroorzaken. Zulke relaties moeten worden gemeld bij de directie en eventueel worden overlegd met een onafhankelijke derde, zodat de juiste handelswijze kan worden bepaald.

Controle, handhaving en sancties
De directie ziet toe op de naleving van de bedrijfscode. Wanneer een bepaalde gedraging niet in de bedrijfscode is beschreven, maar mogelijk wel in strijd is met de geest van de bedrijfscode, oordeelt de directie over de toepasselijkheid van de bedrijfscode.
De directie kan een onderzoek (laten) instellen op basis van een gemotiveerde en onderbouwde klacht van een medewerker of een derde. Medewerkers van Firm in Enterprise™ zijn verplicht aan een dergelijk onderzoek volledige medewerking te verlenen. De medewerker van wie wordt vermoed dat hij of zij in strijd met de bedrijfscode heeft gehandeld, wordt in het kader van het onderzoek gehoord.
De directie zal de resultaten van een dergelijk onderzoek in een rapport (laten) vastleggen. Hangende een onderzoek kan de directie voorlopige maatregelen van disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke aard tegen de betrokken medewerker nemen.
Indien op basis van een onderzoek wordt vastgesteld dat in strijd met de bedrijfscode is gehandeld kan de directie disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke maatregelen tegen de betrokken medewerker nemen, die afhankelijk van de ernst van het geval kunnen variëren van berisping, schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet. De betrokken medewerker kan voorts, door de directie, aansprakelijk worden gehouden voor alle schade die voor Firm in Enterprise™ uit de overtreding van de bedrijfscode mocht voortvloeien.

Deze bedrijfscode is vastgesteld en treedt in werking op 1 maart 2005.